Introducción
Recibir un requerimiento de la DIAN suele generar preocupación: aparecen dudas sobre multas, fiscalizaciones, declaraciones pasadas y el plazo para responder. Sin embargo, un requerimiento no significa automáticamente que exista una sanción ni que hayas cometido una infracción. Es una actuación mediante la cual la autoridad tributaria solicita información, explicaciones o soportes para revisar una situación concreta.
Lo importante es no subestimar la comunicación. La forma en que se maneje desde el primer día puede influir en el curso del caso: una respuesta oportuna, técnica y bien soportada ayuda a aclarar inconsistencias; una respuesta tardía, incompleta o improvisada puede abrir la puerta a sanciones, actuaciones posteriores y mayores costos de defensa.
Esta guía explica cómo actuar durante los primeros 15 días después de recibir un requerimiento de la DIAN. Ten presente que el plazo aplicable depende del tipo de acto y de la normativa específica. Por eso, antes de asumir que tienes 15 días, revisa cuidadosamente el documento recibido, su fecha de notificación y el término expresamente indicado.
Primero: identifica qué documento recibiste
No toda comunicación de la DIAN tiene la misma naturaleza ni produce las mismas consecuencias. El primer paso consiste en leer el encabezado, el objeto, los fundamentos y la parte final del documento para identificar exactamente qué actuación te fue notificada.
- Requerimiento ordinario o solicitud de información: normalmente pide documentos, registros, soportes o explicaciones sobre operaciones, declaraciones o terceros.
- Emplazamiento o comunicación persuasiva: puede invitarte a corregir, declarar, pagar o explicar una inconsistencia detectada por la DIAN.
- Requerimiento especial: plantea una propuesta de modificación a una declaración tributaria y tiene reglas y términos distintos para responder.
- Actuación aduanera o cambiaria: puede referirse a importaciones, exportaciones, declaraciones aduaneras, operaciones de cambio o soportes específicos.
La diferencia importa porque cada acto tiene términos, requisitos y estrategias de defensa propios. No conviene enviar una respuesta genérica antes de entender qué se está solicitando y cuál es el alcance de la revisión.
Por qué los primeros 15 días importan
Los primeros días son el momento para conservar evidencia, organizar a las personas responsables, reconstruir hechos y preparar una respuesta sólida. Esperar hasta el final del plazo suele aumentar el riesgo de errores: documentos sin verificar, cifras que no coinciden, anexos incompletos o respuestas que no atienden todos los puntos solicitados.
Además, la DIAN puede requerir información que está distribuida entre contabilidad, facturación, tesorería, nómina, compras, ventas, bancos, proveedores o archivos de años anteriores. Coordinar estas áreas toma tiempo. Actuar de inmediato permite identificar vacíos documentales y, si es necesario, solicitar una ampliación o precisar el alcance de lo pedido dentro de los canales procedentes.
Plan de acción para los primeros 15 días
Días 1 y 2: verifica la notificación y protege el plazo
- Guarda el documento completo, sus anexos, el correo de notificación y cualquier constancia de entrega o radicación. Crea una carpeta digital única para el caso.
- Registra la fecha de notificación y calcula el vencimiento. No uses como referencia únicamente la fecha impresa en el oficio; revisa la forma en que fue notificado y el término señalado en el acto.
- Confirma quién es el contribuyente requerido, qué NIT aparece, qué periodo o periodos se revisan, qué impuesto se menciona y qué dependencia de la DIAN expidió el documento.
- Lee cada numeral de la solicitud. Subraya los documentos, explicaciones, certificaciones, conciliaciones o bases de datos que se exigen.
Días 2 a 4: define responsables y evita versiones contradictorias
Designa un responsable interno para centralizar el caso. En una empresa, normalmente deben participar el representante legal, el contador, el área financiera y, según el tema, responsables de nómina, compras, ventas o comercio exterior. Si el requerimiento involucra cifras importantes, inconsistencias complejas o posibles sanciones, es recomendable solicitar acompañamiento tributario y jurídico desde el comienzo.
También es importante definir un único canal de comunicación. Evita que diferentes colaboradores envíen documentos, explicaciones o correos separados sin una revisión central. Las respuestas contradictorias pueden dificultar la defensa y generar preguntas adicionales.
Días 3 a 7: recopila y concilia la información
La DIAN no solo espera recibir archivos: espera que la información tenga sentido frente a las declaraciones presentadas, la contabilidad y los hechos económicos. Por eso, antes de enviar soportes, verifica que sean completos, legibles y consistentes.
- Declaraciones tributarias, recibos de pago y correcciones, si existen.
- Estados financieros, auxiliares contables, balances de prueba y conciliaciones.
- Facturas electrónicas emitidas y recibidas, notas crédito, notas débito y documentos equivalentes.
- Extractos bancarios, soportes de pagos, certificados de retención y cruces con terceros.
- Contratos, órdenes de compra, remisiones, actas, certificaciones y soportes de la realidad económica de las operaciones.
- Documentación laboral, aportes, nómina o seguridad social, cuando el requerimiento trate retenciones, costos laborales o información relacionada.
Si encuentras una diferencia, no la ocultes ni intentes “ajustar” documentos a última hora. Identifica su origen: puede tratarse de un error de digitación, una clasificación contable, una factura anulada, una diferencia de periodo, una omisión o un problema real que requiere una estrategia de corrección y defensa.
Días 5 a 10: redacta una respuesta que realmente responda
Una respuesta efectiva debe atender cada solicitud de forma directa. No basta con anexar una gran cantidad de archivos sin explicación. La DIAN debe poder identificar qué entregaste, por qué es relevante y a cuál punto del requerimiento corresponde.
Una estructura útil es la siguiente
- Identificación del contribuyente, NIT, número del requerimiento y fecha de notificación.
- Presentación breve del objeto de la respuesta.
- Respuesta numerada, siguiendo exactamente el orden de los numerales solicitados por la DIAN.
- Explicación clara de los hechos y de las cifras relevantes.
- Relación de anexos, indicando el nombre de cada archivo y el numeral al que corresponde.
- Solicitud concreta cuando aplique: tener por atendido el requerimiento, considerar la información aportada o conceder una ampliación debidamente sustentada.
Escribe con precisión y evita afirmaciones emocionales, acusaciones o explicaciones ambiguas. Si un dato no aplica, indícalo y explica por qué. Si un documento no está disponible, no inventes una respuesta: informa la situación, explica las gestiones realizadas y evalúa con un profesional el mecanismo correcto para atender el punto.
Días 10 a 15: revisión final y radicación
La última etapa es de control de calidad. Revisa que los números de la respuesta coincidan con los anexos, que los anexos se puedan abrir y que no haya documentos enviados por error. Confirma además si la respuesta debe presentarse por un canal electrónico específico, correo institucional, plataforma de la DIAN o radicación física, según lo que establezca el acto.
- Verifica firmas, facultades de representación y poderes, si corresponde.
- Nombra los archivos de forma ordenada: “Anexo 1 – Declaración IVA 2025-03”, por ejemplo.
- Incluye un índice de anexos y evita enviar archivos duplicados o protegidos con contraseñas no informadas.
- Radica antes del último día siempre que sea posible y conserva el comprobante de envío, número de radicado o acuse de recibo.
No pierdas la evidencia de radicación. En un eventual proceso posterior, ese soporte puede ser indispensable para demostrar que respondiste dentro del término y por el medio indicado.
Errores frecuentes que pueden salir caros
- Dejar el requerimiento para después. El plazo sigue corriendo aunque todavía no hayas reunido la información.
- Confundir un requerimiento ordinario con un requerimiento especial y responder bajo reglas que no corresponden.
- Enviar información masiva sin índice, sin explicación y sin conexión con lo que la DIAN pidió.
- Responder solo algunos numerales y omitir silenciosamente los demás.
- Entregar cifras que no coinciden con declaraciones, contabilidad o documentos previamente reportados.
- Responder por un correo informal o un canal no autorizado, sin obtener prueba de radicación.
- Corregir declaraciones o reconocer hechos sin analizar primero las consecuencias tributarias, sancionatorias y probatorias.
¿Se puede pedir más tiempo?
En algunos casos puede ser viable solicitar una ampliación, aclaración o término adicional, especialmente cuando la información solicitada es amplia, antigua o depende de terceros. Sin embargo, no se debe asumir que la solicitud suspende automáticamente el plazo. La petición debe hacerse oportunamente, con una justificación concreta y por el canal apropiado.
Por ejemplo, si se requieren soportes de varios años que están en custodia externa o deben obtenerse de proveedores, explica qué documentos faltan, qué gestiones ya realizaste, por qué no es posible entregarlos inmediatamente y en qué fecha razonable podrías aportarlos. Antes de adoptar esta decisión, revisa el acto y busca asesoría para no comprometer tu posición.
Cuándo buscar asesoría tributaria
No todos los requerimientos exigen la misma intervención. Una solicitud sencilla de información puede ser atendida con una buena organización contable. Pero conviene contar con apoyo especializado si el requerimiento involucra omisión de ingresos, costos o deducciones cuestionados, IVA, retenciones, facturación, información exógena, operaciones entre vinculados, patrimonio, comercio exterior o cifras relevantes.
También es prudente solicitar asesoría cuando existan inconsistencias entre declaraciones y contabilidad, cuando se hayan recibido actuaciones previas de la DIAN o cuando la respuesta pueda conducir a una corrección, sanción o discusión administrativa. Un análisis temprano permite definir si conviene explicar, aportar pruebas adicionales, corregir cuando sea jurídicamente procedente o preparar una defensa técnica.
Checklist rápido antes de enviar
- ¿Identifiqué el tipo de acto y el plazo exacto?
- ¿Respondí todos los numerales del requerimiento?
- ¿Las cifras coinciden con la contabilidad y las declaraciones?
- ¿Cada anexo está relacionado con un punto concreto de la respuesta?
- ¿Revisé documentos, firmas y facultades de quien responde?
- ¿Usé el canal de radicación indicado por la DIAN?
- ¿Guardé el comprobante de envío o número de radicado?
Preguntas frecuentes
¿Un requerimiento de la DIAN significa que ya tengo una multa?
No necesariamente. Un requerimiento puede ser una solicitud de información o una etapa previa de revisión. Sin embargo, ignorarlo, responder fuera de término o no atender adecuadamente la solicitud puede aumentar la exposición a sanciones y actuaciones posteriores.
¿Debo responder aunque crea que la DIAN está equivocada?
Sí. Si consideras que existe un error, la respuesta es precisamente el espacio para explicar tu posición, aportar documentos y controvertir lo que corresponda. El silencio rara vez es una buena estrategia.
¿Puedo enviar los documentos sin una carta explicativa?
No es recomendable. Una carta o escrito estructurado permite identificar cada respuesta y facilita que la autoridad relacione los anexos con las solicitudes formuladas.
¿Qué pasa si no alcanzo a reunir todos los soportes?
Actúa de inmediato. Reúne lo disponible, documenta las gestiones realizadas y evalúa si procede solicitar ampliación o presentar una explicación técnica. No esperes al vencimiento para comunicar la situación.
Conclusión
Un requerimiento de la DIAN no debe atenderse con pánico, pero tampoco con improvisación. Los primeros 15 días son la oportunidad para ordenar documentos, verificar cifras, responder con claridad y evitar que una solicitud de información se convierta en un problema tributario más complejo.
Si recibiste un requerimiento y no tienes claro cómo responder, revisa el documento cuanto antes y busca acompañamiento profesional. Una respuesta bien planeada puede proteger tu empresa, tu patrimonio y tu tranquilidad.